非定額備用金是指單位對非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納員預(yù)借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財務(wù)部門報銷，多退少補，一次結(jié)清，下次再用時重新辦理領(lǐng)借手續(xù)。報銷時財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證，其借方科目與定額備用金報銷時相同，其貸方科目則為“其他應(yīng)收款”科目。對于實際支出額小于預(yù)借金額的應(yīng)編制現(xiàn)金收款憑證，收回多借的現(xiàn)金；對于實際支出大于預(yù)借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證，補給經(jīng)辦人員墊付的款項。

　　例：大圣公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時，財務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

　　借：其他應(yīng)收款——備用金（行政科）  1600

　　　　貸：現(xiàn)金                           16O0

　　行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務(wù)部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會計分錄為：

　　借：管理費用                      1520

　　　　現(xiàn)金                            80

　　　　貸：其他應(yīng)收款——備用金（行政科）       1600

　　出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。

　　如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會計分錄為：

　　借：管理費用              1780

　　　　貸：其他應(yīng)收款——備用金（行政科）  16O0

　　　　　　現(xiàn)金                           180

　　出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。