私車公用費用報銷應如何規(guī)范?

如何讓私車公用費用報銷做到規(guī)范合理、稅前扣除理由充分呢?具體操作時,建議做到以下幾點:

(1)明確哪些崗位、哪些員工適用私車公用,企業(yè)要有書面?zhèn)浒傅怯?避免把私車公用的費用報銷與發(fā)放全員性的交通補貼混同.

(2)與適用私車公用的員工簽訂用車協議,明確權利義務.這點非常重要,可以解答變相發(fā)放交通補貼的質疑.

(3)私車公用的出車記錄企業(yè)應專門登記,登記簿記錄清楚每次出車的時間、往返地點、公里數,車牌號、所辦事由等,并需車主簽字確認.

(4)協議中要約定清楚費用報銷與用車補貼的支付標準與形式.直接費用由員工憑發(fā)票據實報銷,其中,油費可依據運行公里數及油耗標準報銷,過橋過路費、停車費根據出車記錄報銷.

(5)給予員工的用車補貼(包括勞務補貼、車損補貼等)制定報銷標準.補貼金額應并入員工當月工資計征個稅.需要注意的是,補貼金額要想在企業(yè)所得稅前扣除,需要員工到當地稅務代開租賃費發(fā)票.

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